4 mẹo công nghệ đầu năm mới giúp làm việc năng suất hơn

Với việc công nghệ hiện diện hầu như mọi nơi trong cuộc sống, chúng ta có thể làm việc ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào. Tuy nhiên, chính vì sử dụng các thiết bị quá nhiều, không tránh khỏi những lúc chúng ta phí phạm thời gian vào những việc không đáng, làm giảm năng suất công việc.

Tuy nhiên, hầu hết smartphone và máy tính hiện đều được tích hợp những cài đặt hay các phần mềm bổ sung có khả năng giúp bạn lấy lại năng suất làm việc đã phung phí. Dưới đây là 4 thủ thuật công nghệ có thể giúp bạn làm việc năng suất hơn, được website FastCompany tổng hợp:

1. Xác định xem bạn thực sự dành thời gian trực tuyến để làm gì?

Một số người dành thời gian nhiều gấp 5 lần cho những công việc không phải được đặt ra ban đầu, dẫn đến thời gian dành cho công việc chính bị giảm đi nhiều lần.

Có rất nhiều ứng dụng theo dõi có thể cho bạn biết thông tin về lượng thời gian bạn đã dùng để lướt web và sử dụng nhiều ứng dụng khác. Chúng đều chạy nền và tự động ghi lại hoạt động của bạn. Sau khi sử dụng chúng ít nhất 1 tuần, bạn sẽ biết được liệu mình có thực sự làm việc năng suất trên điện thoại không, hay thiết bị tiện lợi này lại là lý do khiến các công việc của bạn bị trì trệ.

Một trong số đó là ứng dụng ManicTime, với khả năng vừa theo dõi thời gian bạn dùng từng ứng dụng, vừa theo dõi thời gian bạn dùng cho từng tài liệu mà bạn đã mở ra. Có nghĩa là sau khi xem kết quả, bạn sẽ biết được mình đã dành nhiều thời gian hơn cho dự án nào, từ đó quyết định liệu dự án đó có đáng để được dành thêm thời gian không. ManicTime còn theo dõi website nào bạn đã ghé thăm và thời gian bạn lướt từng website đó. Nó còn theo dõi cả thời gian bạn không dùng máy tính. Ứng dụng này chạy trên PC, Mac, Android và Linux.

RescueTime là một ứng dụng theo dõi thời gian hữu ích khác cho PC, Mac, Android và Linux, cho phép bạn đặt ra một mục tiêu năng suất trong ngày và chấm điểm năng suất của bạn trong ngày đó.

Nếu bạn dùng iOS, hãy thử Moment - ứng dụng theo dõi thời gian bạn dùng từng ứng dụng mỗi ngày, và thậm chí còn ghi lại bạn đã cầm điện thoại lên bao nhiêu lần mỗi ngày. Nếu bạn dùng Android, hãy thử QualityTime với các tính năng tương tự.

2. Sử dụng Parental Controls

Nếu bạn cảm thấy mình phung phí quá nhiều thời gian cho các mạng xã hội, bạn cần phải chặn các trang này lại thay vì dùng "sức mạnh của ý chí". Các hệ điều hành lớn như macOS, Windows và iOS không có sẵn chức năng chặn từng ứng dụng hay website, nhưng lại cung cấp tính năng Parental Controls có thể bật lên như sau:

- Trên iOS: Settings > General > Restrictions > bật lên và đặt các website muốn chặn

- Trên macOS: System Preferences > Parental Controls

- Trên Windows: Windows Settings > Accounts > Family & Other People

- Trên Android: bạn cần cài ứng dụng TrendMicro có khả năng chặn truy cập từng website

3. Bật chế độ Do Not Disturb

Các giải pháp trên sẽ hiệu quả nếu bạn... chính là nguyên nhân tự gây lãng phí thời gian của chính mình. Nhưng nếu nguyên nhân là bạn bè bạn - những người thường xuyên nhắn tin, hay các ứng dụng thường xuyên gởi các thông báo cho bạn trong giờ làm việc, bạn cần chặn các hành vi này. Tất nhiên, bạn bè bạn sẽ không biết chiến thuật này đâu.

Mọi hệ điều hành lớn đều có chế độ Do Not Disturb tích hợp sẵn. Khi được kích hoạt, các chế độ này sẽ ngăn không cho các thông báo gởi tới thiết bị của người dùng. Mặc định, chế độ này thường được bật vào ban đêm khi bạn đi ngủ. Nhưng có một "mánh" khá hay là hãy đảo ngược chu trình này lại: bật Do Not Disturb vào ban ngày khi bạn phải làm việc, để cho dù bạn bè có nhắn tin, hay các mạng xã hội liên tục quấy rầy, thì bạn cũng không bị phân tâm cho tới khi xong việc.

- Trên Mac: vào Notification Center > cuộn chuột xuống và bật Do Not Disturb

- Trên iOS: vào Control Center > bấm nút hình mặt trăng

- Trên PC: chuột phải vào biểu tượng Action Center trên taskbar > Turn On Quiet Hours

- Trên Android: vuốt xuống từ đỉnh màn hình và bấm nút Do Not Disturb.

4. Nghỉ giải lao với các ứng dụng "Time Out"

Ngay cả khi bạn đã tập trung cho công việc, bạn cũng cần phải nghỉ giải lao. Khoa học đã chứng minh rằng nghỉ giải lao thực sự có khả năng làm tăng năng suất chứ không phải giảm đi. Và có một số ứng dụng khá hay có khả năng báo cho bạn biết đã đến lúc phải "tạm xa" bàn phím để xả hơi.

Nếu bạn dùng Mac, Time Out-Break Reminders là một ứng dụng xuất sắc cho phép bạn lên lịch 5-10 phút giải lao mỗi tiếng (normal), và một vài giây giải lao mỗi 15 phút (micro). Người dùng PC và Linux có thể dùng ứng dụng tương tự là Workrave.

Tết đã sắp hết. Hi vọng sau khi đọc bài viết này, các bạn sẽ tự rút ra cho mình những cách hiệu qủa để có một năm làm việc đầy năng suất!