Thủ tục đăng ký thường trú, cấp sổ hộ khẩu

Đối tượng thực hiện là cơ quan, tổ chức, hộ gia đình, công dân Việt Nam và người Việt Nam định cư ở nước ngoài vẫn còn quốc tịch Việt Nam trở về Việt Nam sinh sống.

Thành phần hồ sơ:

+ Bản khai nhân khẩu.

Mẫu bản khai nhân khẩu.

+ Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu.

Mẫu phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu.

+ Giấy chuyển hộ khẩu.

Mẫu giấy chuyển hộ khẩu.

+ Giấy tờ, tài liệu chứng minh chỗ ở hợp pháp.

Giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp thuộc quyền sở hữu của công dân: Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở hoặc giấy tờ về quyền sở hữu nhà ở do cơ quan có thẩm quyền cấp qua các thời kỳ; Giấy tờ về quyền sử dụng đất ở theo quy định của pháp luật về đất đai (đã có nhà ở trên đất đó); Giấy phép xây dựng theo quy định của pháp luật về xây dựng (đối với trường hợp phải cấp giấy phép); Hợp đồng mua bán nhà ở thuộc sở hữu nhà nước hoặc giấy tờ về hóa giá thanh lý nhà ở thuộc sở hữu nhà nước; Hợp đồng mua nhà ở hoặc giấy tờ chứng minh việc đã bàn giao nhà ở, đã nhận nhà ở của doanh nghiệp có chức năng kinh doanh nhà ở đầu tư xây dựng để bán; Giấy tờ về mua, bán, tặng, cho, đổi, nhận thừa kế nhà ở có công chứng hoặc chứng thực của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp xã); Giấy tờ về giao tặng nhà tình nghĩa, nhà tình thương, nhà đại đoàn kết, cấp nhà ở, đất ở cho cá nhân, hộ gia đình di dân theo kế hoạch của Nhà nước hoặc các đối tượng khác; Giấy tờ của Tòa án hoặc cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền giải quyết cho được sở hữu nhà ở đã có hiệu lực pháp luật; Giấy tờ có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã về nhà ở, đất ở không có tranh chấp quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng đất ở nếu không có một trong các giấy tờ nêu trên; Giấy tờ chứng minh về đăng ký tàu, thuyền, phương tiện khác thuộc quyền sở hữu và địa chỉ bến gốc của phương tiện sử dụng để ở. Trường hợp không có giấy đăng ký thì cần có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã về việc có tàu, thuyền, phương tiện khác sử dụng để ở thuộc quyền sở hữu hoặc xác nhận việc mua bán, tặng cho, đổi, thừa kế tàu, thuyền, phương tiện khác và địa chỉ bến gốc của phương tiện đó.

Giấy tờ chứng minh việc cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ chỗ ở hợp pháp là hợp đồng cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ nhà ở, nhà khác của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân (trường hợp hợp đồng cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ nhà ở, nhà khác của cá nhân phải được công chứng hoặc chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã). Đối với nhà ở, nhà khác tại thành phố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh trong hợp đồng phải ghi rõ diện tích cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ.

Giấy tờ của cơ quan, tổ chức, cơ sở tôn giáo về việc công dân có chỗ ở.

Giấy tờ của cơ quan, tổ chức do thủ trưởng cơ quan, tổ chức ký tên, đóng dấu chứng minh về việc được cấp, sử dụng nhà ở, chuyển nhượng nhà ở, có nhà ở tạo lập trên đất do cơ quan, tổ chức giao đất để làm nhà ở (đối với nhà ở, đất thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, tổ chức) hoặc xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã là nhà ở đó không có tranh chấp về quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng.

+ Giấy tờ tài liệu chứng minh thuộc một trong các điều kiện đăng ký thường trú tại thành phố trực thuộc Trung ương (nếu đăng thường trú tại thành phố trực thuộc Trung ương).

+ Sổ hộ khẩu (nếu có).

Ngoài các giấy tờ, tài liệu có trong hồ sơ đăng ký thường trú hướng dẫn trên, các trường hợp dưới đây phải có thêm giấy tờ sau:

Trẻ em đăng ký thường trú theo quy định tại Điều 13 Luật Cư trú, khi đăng ký thường trú phải có giấy khai sinh. Người chưa thành niên nếu không đăng ký thường trú cùng cha, mẹ hoặc cha hoặc mẹ mà đăng ký thường trú cùng với người khác thì phải có ý kiến đồng ý bằng văn bản của cha, mẹ hoặc cha hoặc mẹ, có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã.

Người được cơ quan, tổ chức nuôi dưỡng, chăm sóc tập trung khi đăng ký thường trú thì cơ quan, tổ chức đó có văn bản đề nghị. Trường hợp được cá nhân chăm sóc, nuôi dưỡng tập trung thì cá nhân đó có văn bản đề nghị có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã. Văn bản đề nghị cần nêu rõ các thông tin cơ bản của từng người như sau: Họ và tên, ngày, tháng, năm sinh, giới tính, nguyên quán, dân tộc, quốc tịch, tôn giáo, số chứng minh nhân dân, nơi thường trú trước khi chuyển đến, địa chỉ chỗ ở hiện nay.

Người sinh sống tại cơ sở tôn giáo khi đăng ký thường trú phải có giấy tờ chứng minh là chức sắc tôn giáo, nhà tu hành hoặc người khác chuyên hoạt động tôn giáo theo quy định của pháp luật về tín ngưỡng, tôn giáo.

Chức sắc tôn giáo, nhà tu hành hoặc người khác chuyên hoạt động tôn giáo thuyên chuyển nơi hoạt động tôn giáo, khi đăng ký thường trú tại các cơ sở tôn giáo phải có giấy tờ chứng minh việc thuyên chuyển nơi hoạt động tôn giáo theo quy định của pháp luật về tín ngưỡng, tôn giáo.

Người Việt Nam định cư ở nước ngoài mang hộ chiếu nước ngoài, giấy tờ thay hộ chiếu do nước ngoài cấp còn giá trị hoặc không có hộ chiếu nhưng có giấy tờ thường trú do nước ngoài cấp nay trở về Việt Nam thường trú, khi đăng ký thường trú phải có giấy tờ hồi hương do cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cấp (nếu người đó ở nước ngoài) hoặc văn bản đồng ý cho giải quyết thường trú của Cục Quản lý xuất nhập cảnh (nếu người đó đang tạm trú ở trong nước), kèm theo giấy giới thiệu do Phòng Quản lý xuất, nhập cảnh nơi người đó xin thường trú cấp;

Công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài có hộ chiếu Việt Nam hoặc giấy tờ khác có giá trị thay hộ chiếu còn giá trị sử dụng trở về Việt Nam thường trú khi đăng ký thường trú phải có hộ chiếu Việt Nam hoặc giấy tờ khác có giá trị thay hộ chiếu có dấu kiểm chứng của lực lượng kiểm soát xuất nhập cảnh tại cửa khẩu.

Người nước ngoài được nhập quốc tịch Việt Nam khi đăng ký thường trú phải có giấy tờ chứng minh có quốc tịch Việt Nam.

Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công chức quốc phòng, công nhân quốc phòng; sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ, sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật, công nhân, viên chức Công an nhân dân ở trong doanh trại của Quân đội nhân dân, Công an nhân dân khi đăng ký thường trú ngoài doanh trại thì phải có giấy giới thiệu hoặc xác nhận của Thủ trưởng đơn vị quản lý trực tiếp (ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của đơn vị mình). Trường hợp đã đăng ký thường trú ngoài doanh trại khi thay đổi nơi đăng ký thường trú phải có giấy chuyển hộ khẩu.

Cá nhân được người có sổ hộ khẩu đồng ý cho nhập vào sổ hộ khẩu của mình khi đăng ký thường trú phải có ý kiến đồng ý cho đăng ký thường trú của chủ hộ, chữ ký, ghi rõ họ, tên và ngày, tháng, năm vào phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu.

Khi công dân đã có đủ các giấy tờ trên thì nộp một bộ hồ sơ tại Công an cấp huyện để làm thủ tục đăng ký thường trú. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ đối chiếu với các quy định của pháp luật về cư trú:

+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì viết giấy biên nhận trao cho người nộp. Nếu hồ sơ đủ điều kiện nhưng thiếu thành phần hồ sơ hoặc biểu mẫu, giấy tờ kê khai chưa đúng, chưa đầy đủ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn cho người đến nộp hồ sơ.

+ Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện thì không tiếp nhận và trả lời bằng văn bản cho công dân, nêu rõ lý do không tiếp nhận.

Thời gian tiếp nhận hồ sơ là từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần (ngày lễ, tết nghỉ). Thời gian trả kết quả theo ngày hẹn trên giấy biên nhận.

Nếu được giải quyết đăng ký thường trú, công dân nộp lệ phí và nhận hồ sơ, kiểm tra lại giấy tờ, tài liệu, đối chiếu các thông tin được ghi trong sổ hộ khẩu, giấy tờ khác và ký nhận vào sổ theo dõi giải quyết hộ khẩu (ký, ghi rõ họ, tên và ngày, tháng, năm nhận kết quả).

Còn không giải quyết đăng ký thường trú thì công dân nhận lại hồ sơ đã nộp và kiểm tra lại giấy tờ, tài liệu có trong hồ sơ; nhận văn bản về việc không giải quyết đăng ký cư trú và ký nhận (ghi rõ họ, tên và ngày, tháng, năm nhận văn bản và hồ sơ đăng ký cư trú đã nộp) vào sổ theo dõi giải quyết hộ khẩu.

Luật gia Đồng Xuân Thuận