Cách ứng xử thông minh trong cuộc họp đa văn hoá

Thế kỉ 21 là Thế kỉ Toàn cầu hoá, các giao dịch và cộng tác kinh doanh trên toàn thế giới đang được đẩy mạnh. Vì thế, môi trường làm việc cũng nhiều hơn những cơ hội và thách thức.

Để có thể giải quyết được những vấn đề xảy ra trong quá trình công tác, học tập tại một công ty, ngôi trường đa văn hoá, điều bạn cần làm là hiểu được cách tư duy và thói quen trong suy nghĩ của những người xung quanh.

Nói cách khác, mỗi nền văn hoá sẽ có những đặc điểm riêng biệt trong phương thức làm việc.

Tại các quốc gia như Trung Quốc, Nhật Bản, hay Ấn Độ, người ta xem việc hỏi ý kiến cấp dưới trước mặt các lãnh đạo cao cấp là không tiện và không hợp. Thường thì trong các xã hội cấp bậc, các cuộc họp sẽ được triệu tập để thảo luận về các quyết định đã có hay do các lãnh đạo đưa ra.

Ngược lại, trong các nền kinh tế bình đẳng, người ta thường triệu tập cuộc họp để đưa ra quyết định và xác định chiến thuật thực hiện. Tương tự như vậy, khi làm việc nhóm, những người trong các xã hội cấp bậc chờ đợi nhóm trưởng ra quyết định và hiểm khi có hành động độc lập như trong các xã hội bình đẳng.

Không ít lần, các trang thông tin điện tử, báo đài đưa tin về tình trạng im lặng của nhân viên (ở Trung Quốc, Nhật Bản, Ấn Độ) tại các cuộc họp với sự hiện diện của cấp trên.  Đặc biệt, Nhật Bản là một trong những quốc gia phản ánh rõ ràng sự phân tầng trong cách ứng xử của con người tại môi trường làm việc.

Ở Nhật Bản, tại các cuộc họp hay sự kiện, người có cấp bậc cao nhất sẽ tiến vào phòng đầu tiên. Giới thiệu thành phần tham dự cũng theo thứ tự từ cao đến thấp, phải có khoảng cách khi đứng giao tiếp. Ngoài ra, khi giới thiệu người ta thường cúi chào nhau và tất nhiên cúi chào cao hay thấp cũng tuỳ thuộc vào cấp bậc của họ,...

Thông tin trên cũng cho thấy được phần nào những khó khăn mà bạn đã, đang, hoặc sẽ đối mặt tại nơi làm việc. Những điều được nói đến sau đây sẽ nêu rõ các vấn đề bạn phải giải quyết nếu muốn vượt qua rào cản về văn hoá.

Xã hội cấp bậc

Hãy thử tưởng tượng rằng bạn đang làm việc với một nhóm Ấn Độ thuê từ nước ngoài.Họ là những người giỏi, đã đừng đi du học tại các quốc gia có nền giáo dục phát triển. Và bạn hoàn toàn có thể tin tưởng vào năng lực làm việc độc lập của họ.

Điều có thể khiến bạn bất ngờ là sau khi hoàn thành một phần của đề án, nhóm sẽ không tự ý chuyển sang bước tiếp theo mà không có sự đồng ý của bạn. Đó được xem là một trong những biểu hiện đặc trưng của một xã hội cấp bậc.

Những lưu ý dưới đây sẽ là chìa khoá giúp bạn biến môi trường làm việc quá đề cao cấp bậc trở nên bình đẳng:

1. Quyết định và trách nhiệm

Tại các quốc gia tôn trọng cấp bậc như Nhật Bản, Trung Quốc, Ấn Độ, nhân viên vẫn có mong muốn được đối xử bình đẳng và có tiếng nói trong các quyết định quan trọng. Họ vẫn có nhu cầu được bày tỏ quan điểm một cách trực tiếp và đứng lên nói trong các cuộc họp.

Hơn thế nữa, hãy hình thành thói quen giao giao trách nhiệm của mọi người. Bởi vì, ngay cả trong các vấn đề quan trọng, cấp dưới của bạn cũng muốn tham gia cùng bạn. Do đó cần phải giao trách nhiệm cho cấp dưới.

2. Tên thân mật và uy quyền 

Đừng ngạc nhiên khi tất cả mọi người, đồng nghiệp, cấp dưới và cả cấp trên gọi bạn bằng tên thân mật bởi vì họ cũng mong bạn làm như vậy. Hơn thế nữa, những dấu hiệu quá hiển nhiên về uy quyền và địa vị đề không thích hợp.

Do đó các biểu tượng về địa vị ít quan trọng và có vẻ phô trương.

3. Tính bình đẳng

Các lãnh đạo giao quyền quyết định riêng cho mỗi nhân viên. Cụ thể, các lãnh đạo có thể tổ chức cuộc họp ở phòng làm việc của nhân viên để nhấn mạnh tính bình đẳng trong quan hệ.

Các cuộc họp gồm nhiều cấp, nhiều chuyên môn để trao đổi ý tưởng tự do. Đây là cách giúp thúc đẩy tinh thần của mọi người từ đó rèn luyện thói quen phát biểu trước đám đông của nhân viên cấp thấp (bất kể sự có mặt của cấp trên).

Nền kinh tế bình đẳng

Nếu bạn đang chuẩn bị tham gia một cuộc họp ở Hà Lan với những đồng nghiệp Hà Lan, Thuỵ Sĩ, và Na Uy. Thì hãy chuẩn bị tinh thần để đối mặt với một nhóm các thành viên đầy ý tưởng và không ngại bày tỏ quan điểm.

Vấn đề của một cuộc họp quá nhiều ý kiến cá nhân chính là làm thế nào để đưa ra quyết định cuối cùng. Các thành viên sẽ vô cùng thẳng thắn và khá quyết liệt trong việc bảo viện quan điểm.

Hãy lưu ý 3 sau đây, bạn sẽ cân bằng được hai yếu tố cấp bậc và bình đẳng:

1. Đóng góp và quyết định

Mặc dù cấp dưới có đóng góp vào quá trình ra quyết định, trách nhiệm ra quyết định cuối cùng vẫn là của thủ trưởng. Việc tham khảo quá nhiều về quan điểm của cấp dưới có thể khiến thủ trưởng mất đi sự quyết đoán và kiên định.

Hơn thế nữa, một số nhân viên không muốn cấp trên cấp quyền tham gia vào quá trình quyết định. Vì họ nghĩ rằng xin ý kiến của cấp dưới sẽ làm giảm tính nhiệm của tầng lớp lãnh đạo.

2. Tên thân mật và uy quyền

Đừng ngạc nhiên khi tất cả mọi người, đồng nghiệp, cấp dưới không gọi bạn bằng tên thân mặt. Họ sẽ gọi bạn bằng họ (Mr. Nguyen) hay ngay cả bằng chức hiệu của bạn. Đây là một cách ứng xử tốt trong công việc và xã hội.

Sử dụng đúng đắn diện tích phòng làm việc, danh thiếp, xe cộ, quần áo là cách quan trọng để cho thấy rõ địa vị của mình.

3. Tính cấp bậc

Giao quyền cho nhân viên có thể làm rối loạn. Bạn phải đưa ra những quy tắc nhất định để đảm bảo tính bình đẳng nhưng không gây xáo trộn trong nội bộ.

Các cuộc họp chỉ với những người cùng cấp, cùng vị trí. Cấp dưới không được tham gia vào cuộc họp của cấp trên.

(Bài viết trích lược từ sách Quản lí xuyên văn hoá, NXB Tổng hợp TP HCM)