Quy định về con dấu doanh nghiệp và những điều cần biết

Doanh nghiệp mới thành lập khi đến một thời điểm nào đó cũng có riêng cho mình con dấu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, làm thế nào để có một con dấu "Đúng", một con dấu đúng pháp luật thì không phải doanh nghiệp nào cũng biết. Mục đích của bài viết này chính là cung cấp cho đọc giả những quy định về con dấu doanh nghiệp.

Cụ thể: Số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu do chủ doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty, Hội đồng quản trị quyết định, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.

Thủ tục thành lập chi nhánh công ty, doanh nghiệp Về bản chất thủ tục thành lập chi nhánh công ty cổ phần, công ty TNHH 1 thành viên hoặc 2 thành viên trở lên... ...

Số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp

Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.

Nội dung Điều lệ hoặc Quyết định về con dấu của doanh nghiệp phải bao gồm:

- Mẫu con dấu, gồm: Hình thức, kích cỡ, nội dung, mầu mực dấu.

- Số lượng con dấu.

- Quy định về quản lý và sử dụng con dấu.

Mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác). Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.

Thông tin về mã số doanh nghiệp và tên doanh nghiệp trong nội dung mẫu con dấu. Ngoài thông tin nêu trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp.

Thủ tục thành lập công ty cổ phần

	Thủ tục thành lập công ty TNHH hai thành viên trở lên
	Thủ tục thành lập công ty hợp danh theo Luật Doanh nghiệp
	Thủ tục thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên
	Thủ tục thành lập doanh nghiệp tư nhân

Chú ý: Hình ảnh, ngôn ngữ không được sử dụng trong nội dung mẫu con dấu

Doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu:

- Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

- Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.

- Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm bảo đảm tuân thủ quy định trên, pháp luật về sở hữu trí tuệ và pháp luật có liên quan khi sử dụng hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu. Tranh chấp giữa doanh nghiệp và các cá nhân, tổ chức khác có liên quan về từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh sử dụng trong nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp được giải quyết tại Tòa án hoặc trọng tài. Doanh nghiệp phải chấm dứt việc sử dụng con dấu có từ ngữ, ký hiệu hoặc hình ảnh vi phạm quy định trên và chịu trách nhiệm bồi thường các thiệt hại phát sinh theo quyết định có hiệu lực thi hành của Tòa án hoặc trọng tài.

Cơ quan đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm thẩm tra nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp khi giải quyết thủ tục thông báo mẫu con dấu cho doanh nghiệp.

Số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện

Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.

Nội dung mẫu con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện phải có tên chi nhánh, văn phòng đại diện theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Ngoài thông tin nêu trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện, trừ các hình ảnh, ngôn ngữ không được sử dụng trong nội dung mẫu con dấu ở chú ý trên.

Quản lý và sử dụng con dấu

Các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 làm con dấu mới theo quy định tại Nghị định này thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì doanh nghiệp được làm con dấu theo quy định tại Nghị định này; đồng thời thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau đây:

- Làm con dấu lần đầu sau khi đăng ký doanh nghiệp;

- Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và mầu mực dấu;

- Hủy mẫu con dấu.

Trình tự, thủ tục và hồ sơ thông báo mẫu con dấu thực hiện theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.

Luật gia Đồng Xuân Thuận