11 mẹo sử dụng thư điện tử hiệu quả nhất

"Bất kì khi nào có một loại hình công nghệ mới đươc du nhập vào cuộc sống xã hội, luôn luôn có một đáp ứng đối tượng lại từ phía con người - có nghĩa là, một mức độ liên hệ tiếp xúc nhờ đó được nâng cao (high touch), nếu không loại hình công nghệ đó sẽ bị loại bỏ" - John Naisbitt, Megatends (1982).

Trên thực tế, chúng ta đều biết rằng e-mail đã từ lâu trở thành phương tiện trao đổi thông tin vô cùng hiệu quả trong môi trường làm việc hiện đại. Loại hình công nghệ này nhận được sự ủng hộ rất lớn từ phía người dùng. 

Nếu bạn vẫn còn loay hoay không biết bằng cách nào mà đồng nghiệp, bạn bè... luôn gây ấn tượng với cấp trên, thầy cô bằng chiếc e-mail chuẩn chỉnh. Thì việc làm theo những lưu ý sau đây sẽ giúp bạn trở thành một trong số họ.

Các quy cơ bản tắc để sử dụng e-mail hiệu quả:

1. Mỗi e-mail là một chủ để

Việc soạn thư của bạn sẽ trở nên kém hiệu quả nếu nhồi nhét quá hiều nội dung trong đó. Mỗi e-mail chỉ nên chứa đựng một chủ đề.

2. Thông báo và thu hút người đọc qua tiêu đề của e-mail

Tiêu đề của e-mail phải bao hàm nội dung thư và thu hút được sự quan tâm của người đọc.

3. Không cần văn phong trang trọng khi viết e-mail

Hãy bắt đầu bằng tên của người nhận và kết thúc bằng "thân chào" hay "cảm ơn".

4. Gửi đến đúng người nhận

Nếu bạn gửi e-mail cho nhiều người, hãy dùng văn phong thích hợp và gửi chính xác đến địa chỉ người cần đọc nó (ở dòng To). Cạnh đó, CC là kiểu gửi hữu ích khi bạn muốn một vài người khác nhận được bản sao của e-mail, nhưng họ không phải người nhận chính. Khi bạn sử dụng CC thì tất cả những người nhận thư sẽ nhìn thấy danh sách email của những người cũng nhận được thư đó. 

Đối với CC, là kiểu gửi hữu ích khi bạn muốn gửi các bản sao của e-mail đến những người khác, và không muốn họ biết về việc bạn gửi thêm các bản sao cho người khác. Ngoài ra khi bạn gửi cùng một e-mail đến danh sách rất nhiều địa chỉ nhưng bạn không muốn những người nhận e-mail biết bạn gửi thư này cho những ai thì bạn sử dụng kiểu gửi Bcc để hạn chế thông tin này.

Đặc biệt, hãy kiểm tra lại nội dung, các đối tượng trong danh sách mà bức thư muốn gửi đến thật kĩ càng trước mỗi lần click chuột.

5. Tôn trọng quy định của công ty khi gửi e-mail

Những quy định này thường liên quan đến: Thông tin mật của công ty; tài liệu có bản quyền tác giả; những nội dung đồi truỵ, khiêu dâm, gây kích động, bạo lực.

6. Làm cho e-mail của bạn trở nên dễ đọc, dễ hiểu

Hãy sử dụng văn nói khi viết e-mail. Dùng những đoạn văn ngắn, cách hàng giữa hai đoạn văn. Sử dụng những dấu chấm đầu dòng để liệt kê ý chính. 

Không nên chỉ dùng một loại chữ in hoa hoặc chữ thường trong e-mail mà phải kết hợp linh hoạt cả hai dựa vào nội dung của từng đoạn văn, trên từng ý. 

Chú ý khi sử dụng chức năng in đậm, in nghiêng, và gạch dưới. Sử dụng phông chữ vừa đủ - không quá nhỏ cũng không quá lớn để người nhận dễ dàng đọc được.

7. Đừng quá vội khi viết e-mail

Viết e-mail rất nhanh và dễ dàng nhưng chính điều đó khiến e-mail trở nên nguy hiểm đối với người đang ở trong trạng thái nóng nảy. Hãy đọc lại kĩ e-mail của bạn trước khi gửi đi và nghĩ liệu đây có phải là thông tin bạn muốn nói.

8. Chữ ký của người gửi

Phải bao gồm tên, chức danh của người gửi, số điện thoại, số fax và địa chỉ của công ty. Thật may mắn khi chương trình thư điện tử ngày nay có sẵn chức năng tự động cài chữ ký của người gửi kèm theo những thông tin cần thiết.

9. Đọc và sửa lỗi chính tả

Nếu bạn đọc đến hai lần mới hiểu nghĩa của một đoạn văn nào đó thì... hãy chỉnh lại.

10. Kiểm tra e-mail thường xuyên

Nếu bạn nhận được e-mail và không thể giải quyết được sự việc ngay lập tức thì bạn phải phản hồi để người gửi biết là bạn đã nhận được e-mail của họ.

11. Giữ nguyên tiêu đề nguyên thuỷ của e-mail

Đừng thay đổi tiêu đề của e-mail và trả lời dựa trên tiêu đề này. Nếu bạn muốn nói về một đề tài nào khác, hãy soạn một e-mail khác.

(Bài viết trích từ sách Văn hoá giao tiếp, Đại học Quốc gia TP HCM)