Chi tiết 5 bước lên kế hoạch tổ chức Noel cho công ty năm 2021

5 bước lên kế hoạch tổ chức Noel cho công ty cập nhật năm 2021

Nếu đang tìm kiếm cách lập kế hoạch tổ chức Noel cho công ty năm nay, đừng bỏ qua 5 bước gợi ý dưới đây:

Bước 1: Sáng tạo ý tưởng, chủ đề cho mùa Noel năm nay

Với bất kỳ sự kiện nào thì ý tưởng và chủ đề cũng đều rất quan trọng. Để sáng tạo được ý tưởng, chủ đề cho bữa tiệc Noel tại công ty, bạn cần nghiên cứu kỹ lưỡng mục đích của sự kiện này là để làm gì, chẳng hạn như để tổng kết cuối năm, tặng quà cho nhân sự hay chỉ đơn giản là một buổi tiệc để mọi người xích lại gần nhau hơn.

Đồng thời, nếu muốn không khí thêm phần vui vẻ, bạn cần biết cách “bắt trend” những sự kiện nổi bật mà ai cũng hóng hớt, điển hình như COVID, trà xanh, bánh mì, hoa hậu,... Ý tưởng và chủ đề cần truyền tải được thông điệp của bữa tiệc, song song đó cũng nên lồng ghép những yếu tố liên quan đến thương hiệu của công ty mình.

Bước 2: Xác định thời gian và địa điểm tổ chức tiệc Noel

Một kế hoạch tổ chức Noel cho công ty hoàn chỉnh thì không thể thiếu hai yếu tố, gồm thời gian và địa điểm. Đầu tiên là về thời gian, năm nay, đêm Noel rơi vào ngày thứ Sáu. Chính vì vậy, bạn có thể tận dụng ngày làm việc cuối cùng này để vừa tổ chức tiệc, vừa giúp mọi người giải tỏa căng thẳng sau một tuần làm việc. Thời gian thích hợp nhất là từ 19h đến 21h.

Đối với địa điểm, nếu muốn có một bữa tiệc ấm cúng và tiết kiệm chi phí, bạn có thể sử dụng ngay không gian làm việc hàng ngày để trang trí và setup quầy đồ ăn, thức uống. Còn nếu “chịu chi” hơn, công ty có thể tính đến phương án tổ chức ở ngoài trung tâm hội nghị hoặc nhà hàng. Trường hợp này, bạn cần liên hệ đặt chỗ trước, song cần cân nhắc việc tổ chức tiệc bên ngoài sao cho an toàn trong thời điểm dịch bệnh chưa ổn định.

Bước 3: Xây dựng kịch bản, timeline chương trình Noel

Một kịch bản cùng timeline chi tiết sẽ giúp cho chương trình Noel của công ty bạn diễn ra trơn tru hơn rất nhiều. Trong kịch bản, bạn cần cụ thể hóa các phần của chương trình, lời dẫn của MC và kịch bản âm thanh - ánh sáng - trình chiếu cho bộ phận kỹ thuật. Việc rõ ràng trong khâu kịch bản sẽ giúp bữa tiệc tránh được những sự cố không mong muốn, để mọi người được vui chơi một cách trọn vẹn hơn.

Đồng thời, timeline chuẩn sẽ là cách xác định thời gian cho từng hoạt động và tổng thời gian cho toàn bộ bữa tiệc Noel. Điều này khá cần thiết đối với nhân viên, nhất là những ai đã có gia đình và có con nhỏ, bởi họ sẽ phải cân bằng giữa việc vui chơi với đồng nghiệp tại công ty và việc chăm sóc gia đình.

>>> Tham khảo bài viết: Lên ý tưởng tổ chức sự kiện Noel độc đáo và hoành tráng năm 2021

Bước 4: Liệt kê các hạng mục và phân công phụ trách

Đây là một khâu vô cùng quan trọng, giúp công ty có thể điều phối nhân sự ở các phòng ban cho các nhiệm vụ khác nhau. Một sự kiện Noel tại công ty sẽ gồm:

- Nhân sự: MC, hậu cần, kỹ thuật, văn nghệ, thiết kế hình ảnh,...

- Thiết bị: máy chiếu, màn chiếu, thiết bị âm thanh, ánh sáng,...

- Vật dụng: bút, giấy, bàn ghế, bong bóng, ruy băng, nón Noel, quà,...

Ở mỗi hạng mục, bạn cần đưa ra số lượng càng chi tiết cho mỗi thành phần càng tốt, từ đó có thể xác định được nhiệm vụ phân công cho các thành viên và kinh phí cho toàn bộ bữa tiệc Noel của công ty.

Bước 5: Dự trù kinh phí cho sự kiện Noel

Việc dự trù kinh phí cho sự kiện Noel có thể được thực hiện ở bước đầu tiên, tức là bạn dựa vào ngân sách để lên kế hoạch thay vì hoàn thành kế hoạch mới đi đến dự trù kinh phí. Cách làm này sẽ giúp bạn xác định được phạm vi tổ chức và giá trị của quà tặng cũng như những thứ cần mua.

Trong khi đó, nếu lập kế hoạch trước khi tính toán đến chi phí thì bạn sẽ thoải mái đưa ra những phần đầy đủ nhất cho bữa tiệc mà không cần phải đắn đo cắt bỏ khoản này, khoản kia.

Dưới đây là một bảng dự trù kinh phí cho sự kiện Noel của công ty mà bạn có thể tham khảo:

Sau khi hoàn thành bước lên kế hoạch, bạn tiến hành triển khai cho các nhân sự liên quan để mọi người chuẩn bị tốt trước khi bữa tiệc Noel diễn ra. Lưu ý, để bữa tiệc được suôn sẻ, bạn cần tổng kiểm tra lại một lần nữa trước một ngày để tránh thiếu sót các vật dụng cần thiết cho bữa tiệc.