Tổng hợp các mẹo hay dùng word dành cho dân văn phòng

Ứng dụng word trong công việc.

Word là một công cụ soạn thảo văn chúng ta vô cùng hữu ích của Microsoft dành cho tất cả mọi người đặc biệt là dân văn phòng hiện nay. Dưới đây là những ứng dụng hữu ích khi sử dụng word

- Tạo và định dạng tài liệu của chúng ta với chủ đề.

- Xem lại làm việc với theo dõi thay đổi.

- Hoàn thiện bài từ của chúng ta chúng tag công cụ chẳng hạn như trình soạn thảo soát lỗi.

- Lưu vào OneDrive, để lấy tài liệu của chúng ta từ máy tính, máy tính chúng tag hoặc điện thoại của chúng ta.

- Chia sẻ của chúng ta làm việc trò chuyện, chú thích, và cộng tác với những người khác, dù họ đang ở đâu

- Những chức năng word đem lại cho chúng ta

Cách tạo mục lục

Bước 1: Để con trở chuột tại vị trí cần đặt mục lục. Vị trí này thường là 1 trang riêng ở đầu hoặc cuối văn chúng ta

Bước 2: Vào thẻ References -> Table of contents để chọn các mẫu mục lục đã có sẵn

Bước 3: Điền tên cho các phần trong các mục chúng tag cách bấm chọn vào từng Heading, nhập nội dung.

Bước 4: Vào Add text để đánh dấu các mục sẽ được thêm vào mục lục chúng tag các Level.

Bước 5: Nhấn Update table để lưu lại định dạng mục lục.

Cách đánh số trang

Đánh số trang sẽ giúp chúng ta phân biệt được giữa các trang word với nhau, giúp in dữ liệu chính xác hơn và biết được tổng số trang cần in là bao nhiêu. Thực hiện đánh số trang như sau:

Trong thẻ Insert chọn mục Page Number

Trong thẻ Page Number ta có các dạng đánh số trang theo từng vị trí như sau:

- Top of Page: Đánh số trang ở phía trên của trang giấy

- Bottom Page: Đánh số trang ở phía bên dưới của trang giấy

- Page Margins: Đánh số trang ở bên lề trái hoặc lề phải của trang giấy

- Current Position: Đánh số trang tại vị trí đang đặt con trỏ chuột trên trang giấy

Có rất nhiều vị trí cho chúng ta có thể đặt số trang tùy theo bố cục nội dung trên trang giấy. Khi chọn được vị trí đánh số trang rồi, chúng ta có thể chọn chính xác vị trí đó nằm ở đâu. Nếu đánh số trang ở dưới của trang giấy, chúng ta có thể chọn tiếp là vị trí số trang nằm ở bên trái / ở giữa / hay ở bên phải của phần dưới trang word.

Tạo header và footer

Bước 1 : Để chèn Header chúng ta vào Insert > Header rồi chúng ta chọn một kiểu Header mà chúng ta thích:

Sau đó chúng ta tiến hành gõ vào nội dung Header của chúng ta:

Bước 2 : Để chèn Footer chúng ta vào Insert > Footer rồi chúng ta chọn một kiểu Footer mà chúng ta thích:

Sau đó chúng ta tiến hành gõ vào nội dung Footer của chúng ta

Chuyển đổi sang PDF

Bước 1: Chuẩn bị file Word ở chế độ sẵn sàng để lưu: Hoàn tất các yêu cầu về nội dung, định dạng… để sẵn sàng chuyển đổi định dạng. Vì khi đã lưu sang định dạng PDF sẽ khó sửa chữa thông tin hơn.

Bước 2: Bấm vào Tab File, chọn mục Save as

Với Microsort phiên chúng ta 2007, chúng ta bấm vào hình cửa sổ Windows thay cho Tab File, chức năng tương tự nhau.

Hoặc sử dụng phìm tắt F12 để gọi thao tác Save as

Bước 3: Thiết lập loại file lưu là dạng PDF

File name: Tên file cần lưu

Save as type: chúng ta chọn là PDF

Nơi lưu file: chọn đường dẫn tới nơi cần lưu file.

Khi chọn loại File PDF, chúng ta sẽ có thể thiết lập các lựa chọn cho file PDF cần lưu chúng tag cách bấm vào nút Options

Page Range: phạm vi trang cần chuyển sang PDF, mặc định cho chúng ta là All (tất cả các trang trong file)

Ngoài ra còn các các định dạng khác như về Bookmark, đặt mật khẩu cho file PDF… nếu muốn

Sau khi đã thiết lập xong, chúng ta bấm nút Save để hoàn tất thao tác lưu

Thay đổi in hoa in thường

Bước 1: Chọn từ hoặc đoạn văn muốn chuyển đổi chúng tag cách bôi đen.

Bước 2: Vào tab Home và chọn biểu tượng Aa như hình phía dưới đây. Sau đó, chúng ta sẽ thấy một chúng tag chức năng hiện ra với những ý nghĩa như sau:

- Sentence case: viết in hoa chữ đầu tiên trong câu.

- lowercase: viết thường tất cả các chữ.

- UPPERCASE: viết hoa tất cả các chữ.

- Capitalize Each Word: viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi từ.

- tOGGLE cASE: chữ cái đầu tiên của mỗi từ sẽ được viết thường.

Tắt chức năng kiểm tra chính tả

Bước 1:  Mở file văn chúng ta, chúng ta vào File rồi chọn Options

Bước 2: chúng ta vào Proofing

Cách 1: Để bỏ kiểm tra chính tả chúng ta bỏ chọn những mục sau rồi nhấn OK

- Check spelling as you type

- Use contextual spelling

- Mark grammar errors as you type

- Check grammar with spelling

Cách 2: chúng ta cũng có thể kiểm tra lỗi nhưng ẩn các dấu gạch xanh đỏ trong file word chúng tag cách để chọn 4 ô vừa nói ở trên và 2 ô sau rồi click vào OK.

- Hide spelling errors in this document only

- Hide grammar errors this document only

Cách insert hình ảnh

Chúng ta kích chọn Insert -> Picture.

Tiếp đến chúng ta chọn hình ảnh cần chèn và click vào insert là xong

Chức năng thay thế chữ

Chúng ta có thể sử dụng phím tắt Ctrl + H để gọi ra chức năng này, hoặc  bấm vào vị trí mục Replace trong tab Home

Trong hộp thoại này, chú ý các mục sau:

Dòng Find: Tìm cái gì, đây là từ khóa chúng ta cần thay thế

Dòng Replace with: Thay bằng nội dung gì.

Nút Replace: Thay thế tại 1 vị trí đang tìm tới, hoặc vị trí đầu tiên tìm được theo mặc định

Nút Replace All: Thay thế tất cả các vị trí có chứa từ khóa tại Find what thành từ khóa tại Replace with

Nút Find Next: tìm đến từ khóa cần thay thế tiếp theo.

Nút Cancel: hủy bỏ lệnh Thay thế, đóng bảng Replace lại.

Những nguyên tắc soạn thảo văn bản cần lưu ý

Không sai chính tả, không có lỗi đánh máy. ...

Chú ý tới sự đơn giản, tập trung vào trọng tâm. ...

Chọn phông chữ phù hợp với ngữ cảnh. ...

Sử dụng phông chữ, kích thước và màu sắc đúng tiêu chuẩn. ...

Chọn kích thước và căn lề theo đúng chuẩn. ...

Căn trái luôn là mặc định.

Sử dụng hình ảnh nếu cần

Đặt khoảng cách dòng phù hợp

Chia nhỏ văn bản và tiêu đề

Chú ý tới các phần được ngắt