7 mẹo người dùng Gmail chuyên nghiệp cần phải biết

Gmail đã và đang là một phần thiết yếu của "cuộc sống online". Để dùng Gmail hiệu quả, với chỉ khoảng nửa tiếng "đầu tư", bạn sẽ có một trải nghiệm Gmail tiện lợi hơn bao giờ hết.

1. Boomerang

Đây thực sự là công cụ hữu ích dành cho những ai phải liên lạc quá nhiều bằng email. Công dụng chính của Boomerang là hẹn giờ gửi email và gửi lại email nếu người nhận chưa mở/đọc/trả lời email.

Ngoài ra, ứng dụng này còn có khả năng thông báo cho người gửi, mỗi khi người nhận mở/đọc email và thậm chí là phân tích email (bằng trí tuệ nhân tạo) để xem độ lịch sự, độ dễ hiểu, tính trực tiếp, v.v... của email.

Tuy vậy, Boomerang chỉ miễn phí cho người dùng 10 email/tháng. Để sử dụng không giới hạn số email, bạn cần trả 4,99 USD/tháng.

dung gmail hieu qua va tien loi hon bao gio het voi 10 cong cu sau
Để tải Boomerang, bạn đọc truy cập Boomeranggmail.com. Boomerang là một phần mở rộng (Extension) hoạt động trên các trình duyệt Firefox, Chrome, Safari và Opera. Bạn chọn Cho phép (Allow) để cài đặt.
dung gmail hieu qua va tien loi hon bao gio het voi 10 cong cu sau
Sau khi cài đặt thành công, mở Gmail, Boomerang sẽ tự động kích hoạt và hướng dẫn sơ qua một số chức năng chính.
dung gmail hieu qua va tien loi hon bao gio het voi 10 cong cu sau
2 chức năng cơ bản nhất của Boomerang là hẹn giờ email hoặc cài đặt gửi lại email nếu người nhận không mở/đọc/trả lời.
dung gmail hieu qua va tien loi hon bao gio het voi 10 cong cu sau
Một tính năng mở rộng rất hữu ích cho người dùng Gmail là tính năng phân tích Boomerang Response.

2. Tạo ra vô số địa chỉ Gmail

Có 2 điều bạn nên biết:

- Dấu chấm trong địa chỉ Gmail của bạn không có giá trị. Ví dụ: email vietnammoi@gmail.com và viet.nam.moi@gmail.com thực chất là một.

- Cú pháp "địa chỉ email" + "hậu tố" không thay đổi đích đến của email. Ví dụ: email vietnammoi+congviec@gmail.com và vietnammoi@gmail.com thực chất là một.

Do đó, bạn có thể tạo ra vô số các địa chỉ email mà đích đến vẫn chỉ là hòm mail của bạn, từ đó, bạn có thể quản lý các nhãn dán (label) tốt hơn.

3. Kích hoạt chế độ rút lại email đã gửi (undo send)

Đây không phải một chức năng mới của Gmail, nhưng dường như vẫn được ít người biết tới. Để kích hoạt undo send, bạn truy cập Settings và kích hoạt Undo Send tại bảng General.

dung gmail hieu qua va tien loi hon bao gio het voi 10 cong cu sau

4. Tạo nhãn dán (label) và quản lý email theo nhãn dán

Label cũng là một công cụ được Google cung cấp từ lâu. Có thể hiểu đơn giản, label chính là các hòm thư tới (inbox) con của Gmail. Thay vì bị "nhấn chìm" trong Inbox với đủ các loại email, hãy phân loại chúng để có thể đọc những email quan trọng trước.

TÍnh năng này của Gmail cũng hoạt động hết sức thông minh. Chỉ cần bạn chủ động đánh dấu 1 email theo 1 nhãn dán nào đó, các email tương tự cũng sẽ được đánh dấu y hệt.

dung gmail hieu qua va tien loi hon bao gio het voi 10 cong cu sau
Thay vì phải đọc tất cả các email nhận được, bạn có thể tách chúng ra thành nhiều label nhỏ như này.
dung gmail hieu qua va tien loi hon bao gio het voi 10 cong cu sau
Việc quản lý và phân loại cũng rất đơn giản.

5. Ngừng nhận thông báo (mute) từ các dòng email (thread)

Bạn tham gia vào các hội/nhóm (group) trên Google Groups và thường xuyên phải nhận các email mang tính chất chat chit qua lại? Google cung cấp cho bạn tính năng Mute để ngừng nhận thông báo từ các dòng email này, một cách hết sức đơn giản.

dung gmail hieu qua va tien loi hon bao gio het voi 10 cong cu sau
Mute là tính năng cần thiết để không theo dõi những dòng trò chuyện vô tận của các nhón/hội Google Groups.

6. Trả lời email với các câu trả lời soạn sẵn (canned response)

Tính năng này thực chất không phải một tính năng chính thức, mà là tính năng thử nghiệm (Labs) của Gmail. Tuy nhiên, Canned response vẫn hoạt động rất hiệu quả và là một trong những tính năng thử nghiệm hữu ích nhất hiện nay.

dung gmail hieu qua va tien loi hon bao gio het voi 10 cong cu sau
Canned Response là một tính năng thuộc Labs (thử nghiệm). Bạn truy cập Cài đặt (Settings), chọn Labs, rồi tìm chức năng này và kích hoạt.
dung gmail hieu qua va tien loi hon bao gio het voi 10 cong cu sau
Để dùng Canned Response, trước hết bạn soạn 1 đoạn trả lời sẵn, rồi chọn Canned responses, chọn Tạo mới (New canned response...). Sau khi đã tạo, bạn có thể chèn các đoạn trở lời sẵn này vào mọi email.

7. Inbox - ứng dụng Gmail "sành điệu" hơn

Inbox là một ứng dụng được Google phát hành cho người dùng với cả 3 nền tảng: iOS, Android và Web. Với Inbox, người dùng sẽ có loạt tiện ích sau so với Gmail nền web truyền thống:

- Xem nhanh nội dung chính của email mà không cần mở

- Thêm ghi nhớ ngay trong hòm mail tới (inbox)

- Hẹn giờ cho email

- Tạo nhóm email (tương tự tính năng label)

dung gmail hieu qua va tien loi hon bao gio het voi 10 cong cu sau
Giao diện ngay từ đầu của Inbox đã "hấp dẫn" hơn nhiều so với Gmail truyền thống.
dung gmail hieu qua va tien loi hon bao gio het voi 10 cong cu sau
Các nhãn dán (Label) được thu gọn lên phía trên.
dung gmail hieu qua va tien loi hon bao gio het voi 10 cong cu sau
Nội dung chính của email được hiển thị ngay khi người dùng chưa mở email. Inbox cũng đòi hỏi người dùng phải dành thời gian làm quen do có thiết kế khác hoàn toàn so với Gmail truyền thống.
dung gmail hieu qua va tien loi hon bao gio het voi 10 cong cu sau Những laptop mỏng, nhẹ trong tầm giá 15 triệu đồng

Người dùng vẫn có thể có khá nhiều lựa chọn những laptop mỏng nhẹ trong khoảng giá 15 triệu đồng.

chọn