Cách hủy một cuộc hẹn để không bị trách cứ

Việc hủy một cuộc hẹn bởi một lí do khách quan hay chủ quan là điều đôi khi không thể tránh khỏi. Và việc phải thông báo cho đối phương khiến bạn cảm thấy bối rối và khó xử. Tuy nhiên, nếu bạn xử sự một cách trung thực và lịch sự, rất có thể họ sẽ thông cảm được cho bạn. Hãy thông báo sớm nhất và sắp xếp một lịch hẹn khác với thời gian, địa điểm hay bất cứ yếu tố nào để thuận tiện hơn cho họ. Dưới đây là một số cách hủy một cuộc hẹn mà bạn nên tham khảo.

Cách hủy một cuộc hẹn để không bị trách cứ

1. Liên lạc với người mà bạn hẹn sớm nhất có thể

Bạn càng chần chừ kéo dài thời gian, bạn càng làm phiền đến đối phương. Đưa ra các thông báo khi có bất cứ điều gì thay đổi trong kế hoạch sẽ thể hiện rằng bạn tôn trọng họ và thời gian của họ.

2. Gọi điện để hủy một cuộc hẹn vào phút cuối

Nếu bạn đang đưa ra thông báo chỉ trước 1 ngày trở xuống so với cuộc hẹn, bạn nên gọi trực tiếp cho đối phương. Việc gửi email, nhắn tin nếu bạn ngại chỉ nên thực hiện khi bạn có quyết đinh thay đổi sớm trước 2 3 ngày trở lên, đảm bảo đối phương kịp kiểm tra tin nhắn hay bạn biết chắc được họ có thói quen kiểm tra email. Tuy nhiên, việc gọi điện trực tiếp vẫn được khuyến khích hơn cả.

3. Đưa ra một lời xin lỗi chân thành

Họ có thể đã từ bỏ các kế hoạch khác để gặp bạn và bạn gây ra sự bất tiện cho họ bằng cách hủy bỏ cuộc hẹn. Một lời xin lỗi ngắn gọn, đơn giản là cần thiết. Tránh sử dụng những từ ngữ mơ hồ hoặc nói rằng bạn "có thể" không tới được cuộc hẹn. Tốt nhất là thẳng thắn và trung thực!

4. Đưa ra lời giải thích ngắn gọn

Nếu bạn có một lí do chính đáng, như các vấn đề về đi lại (chuyến bay bị trì hoãn) hoặc ốm đau, đơn giản chỉ cần cho họ biết những lí do ấy. Nếu bạn có một lí do ít được chấp nhận hơn, như bạn bị quên cuộc hẹn ở phút chót và không kịp chuẩn bị hoặc vô tình tự đặt hai cuộc hẹn cùng một lúc..., hãy đưa ra một lời giải thích chung chung như "Có việc đột suất bất khả kháng đã xảy ra".

Khi giải thích, bạn không cần phải đi sâu vào chi tiết về lí do tại sao bạn hủy bỏ cuộc hẹn, ngay cả khi bạn trung thực. Nói quá nhiều có thể làm cho bạn có vẻ như đang tự tạo ra một lí do.

Đừng bao giờ nói rằng, vì một cái gì đó quan trọng hơn đã xuất hiện. Và đừng bịa ra lí do. Bạn có thể gặp rủi ro bị người khác phát hiện ra bạn là người không trung thực, điều này có thể làm tình hình tồi tệ hơn.

5. Hãy cho đối phương biết bạn coi trọng thời gian của họ

Hãy nhấn mạnh rằng bạn đánh giá cao việc họ lên lịch hẹn với bạn và bạn hối tiếc vì phải hủy bỏ cuộc hẹn này. Hãy thể hiện rõ rằng bạn ý thức được thời gian của họ là có giới hạn. Điều này đặc biệt quan trọng nếu đối phương gặp bạn như một đặc ân, ví dụ như một chuyên gia trong lĩnh vực của bạn. 

Một số lưu ý khi đặt lại một lịch hẹn khác

- Đề nghị một cuộc hẹn khác ngay sau khi bạn thông báo hủy bỏ.

Điều này không chỉ giúp bạn bớt ngại ngùng khi phải cố gắng liên hệ một lần nữa để lên lại lịch sau đó, mà điều này còn cho thấy rằng bạn vẫn coi trọng và quan tâm đến cuộc hẹn này.

- Liệt kê một vài thời điểm mà bạn có thể gặp họ và hỏi đối phương thời điểm nào là thuận tiện cho họ nhất. 

- Đề nghị gặp ở một nơi nào đó gần với họ hơn. 

Để bù đắp cho việc hủy cuộc họp đầu tiên của bạn, bạn nên thử và làm cho cuộc hẹn sắp xếp lại thuận tiện hơn cho họ. Đề nghị gặp họ tại văn phòng của họ hoặc một nơi gần đó. Bạn cũng có thể đề xuất một cuộc họp bằng Skype... nếu người đó rất bận rộn hoặc ở rất xa. 

- Chọn một lịch hẹn khi bạn biết chắc chắn bạn sẽ tới được. 

Sau khi hủy một lần, việc hủy bỏ lần thứ hai có thể gây khó chịu và phá hỏng chỗ đứng của bạn trong mắt người mà bạn hẹn gặp. Nhìn vào lịch trình của bạn một cách cẩn thận và đảm bảo thời gian bạn hẹn lại sẽ thực hiện được, và không có chỗ cho bất cứ điều gì bất ngờ xảy ra trong thời gian đó.

Ví dụ, nếu bạn không có bất cứ kế hoạch gì vào tháng 12, nhưng bạn biết rằng lịch trình của bạn có xu hướng được lấp đầy bởi các ngày lễ, vậy thì tốt nhất là không nên sắp xếp lại cuộc hẹn của bạn trong thời gian đó.

- Ghi lại thời gian hẹn. 

Khi đã thống nhất được thời gian sắp xếp lại của cuộc hẹn, hãy ghi chú vào lịch của bạn. Bạn cũng có thể ghi lịch hẹn vào một tờ giấy và đặt chúng ở đâu đó bạn dễ dàng thấy để tự nhắc nhở. 

- Bắt đầu cuộc hẹn của bạn bằng cách cảm ơn đối phương. 

Khi đó, bạn không cần phải xin lỗi một lần nữa, nhưng hãy cho thấy rằng bạn biết ơn họ vì đã hợp tác với lịch trình mới của bạn và bạn coi trọng thời gian của họ.