Nguyên tắc góp ý cho người khác vừa hiệu quả vừa được người nghe nể phục nơi công sở

Đưa ra lời góp ý cho người khác trong công việc là một việc rất thường xuyên và đặc biệt quan trọng, để mọi thành viên có thể hoàn thiện bản thân và công việc diễn ra tốt đẹp nhất.

Tuy nhiên để lời góp ý vừa được hiệu quả, vừa được người nghe tôn trọng thì không phải ai cũng đã làm được. Dưới đây là những nguyên tắc rất quan trọng khi góp ý cho một ai đó.

Nguyên tắc khi góp ý cho người khác

Bình tĩnh và chân thành 

Trong quá trình đưa ra ý kiến góp ý cho người khác, cần làm chủ được thái độ của bản thân mình: bình tĩnh, chân thành và tuyệt đối không thể hiện tính hiếu thắng khi đóng góp… Bên cạnh đó, hãy bình tĩnh lắng nghe lời phản bác của đối tượng mình đang góp ý, không cắt ngang lời người đang nói.

Đừng đưa ra những ý kiến chủ quan

Khi đóng góp ý kiến, hãy dựa vào những sự kiện khách quan để dẫn chứng, chứng minh cho những lập luận của mình, tránh đưa ra những ý kiến chủ quan để áp đặt cho người khác. Làm như vậy sẽ dễ dàng bị người nghe bác bỏ và khó tiếp nhận.

Đừng nhầm lẫn giữa việc phê phán hành vi và phê phán con người

Có rất nhiều người nhầm lẫn giữa 2 công việc này. Khi đưa ra ý kiến đóng góp, hay phê phán ai đó, bạn cần lưu ý chúng ta chỉ phê phán hành vi của họ chứ đừng phê phán con người họ. 

Thêm nữa, việc góp ý kiến, phê phán một ai đó phải đứng trên quan điểm trung lập, không thiên vị một ai đó, và phải dựa trên lợi ích chung của tập thể. Tránh việc phê bình người khác bởi động cơ cá nhân.

Hãy để ý tới thái độ phản ứng của đối phương

Khi góp ý, hãy nhớ quan sát phản ứng của người tiếp nhận để có những điều chỉnh kịp thời. Thái độ phản ứng của người nghe phụ thuộc lớn vào nội dung góp ý kiến và thái độ của người đóng góp. Họ có thể biểu hiện qua nét mặt, điệu bộ, cung cách hay giọng nói… hoặc không có phản ứng gì. 

Tuỳ vào mức độ phản ứng của người nghe mà người góp ý có thể tiếp tục đưa ra ý kiến hoặc dừng lại để dịp khác trình bày khi có cơ hội (nếu như người nghe phản ứng lại quá tiêu cực).

Thấu hiểu và thông cảm

Để lời góp ý trở nên có giá trị, hãy thử đặt mình vào vị trí của người khác để có thể hiểu được những khó khăn và thuận lợi của họ. Như vậy lời góp ý của bạn mới có sức thuyết phục và người nghe mới dễ chấp nhận.

Bên cạnh đó, không có ai là hoàn hảo tuyệt đối. Do vậy, đừng đưa ra những đòi hỏi quá khắt khe. Mọi sự đòi hỏi quá mức gần như tuyệt đối sẽ đều bị phản ứng, dẫn đến việc góp ý kiến sẽ không có hiệu quả.

Nói mặt tốt trước

Con người luôn muốn được nghe những lời khen về bản thân mình, vì vậy khi góp ý cho người khác, hãy nói về những ưu điểm của họ trước rồi mới nói những mặt hạn chế. Bên cạnh đó, hãy luyện tập sử dụng các từ chuyển câu nhẹ nhàng để nói đến mặt chưa tốt của họ như:

...Tuy nhiên...

...Nhưng mà...

...Giá như bạn (tác giả)...

...Theo quan điểm của tôi, bạn nên...

...Có một số phần tôi chưa rõ...bạn (tác giả) vui lòng giải thích rõ hơn...

Rõ ràng và đúng trọng tâm

Lời nên nói chậm, rõ, trình bày logic đi đúng vào vấn đề cần nói, tránh nói lan man.