Những yêu cầu đối với nội dung giao tiếp

Nội dung giao tiếp ảnh hưởng rất lớn đến sự thành bại của cuộc giao tiếp. Do vậy, khi sắp phải giao thiệp với người khác cần lưu ý các yêu cầu đối với nội dung giao tiếp sau đây.

Những yêu cầu đối với nội dung giao tiếp

1. Chính xác

Trong quá trình giao tiếp, mọi thông tin trao đổi với đối tượng cần phải chính xác, phản ánh trung thực sự vật, sự việc. Không nên thêm bớt hay tự suy diễn một cách chủ quan. Tục ngữ có câu: “Ăn phải nhai, nói phải nghĩ”, “Uốn lưỡi bảy lần trước khi nói”. 

Việc suy diễn một cách chủ quan, hay không trung thực có thể khiến người nghe bị hiểu nhầm về sự việc. Nếu sự thật được sáng tỏ, lời nói của người truyền đạt thông tin sai sẽ dần mất đi trọng lượng.

2. Rõ ràng

Thông điệp cần phải rõ ràng, thông tin trao đổi một cách chi tiết, cụ thể không nói chung chung để người nhận chỉ có thể hiểu rõ và hiểu đúng ý mà chúng ta muốn trao đổi. Thông tin không rõ ràng rất dễ gây hiểu lầm, hiểu sai.

3. Ngắn gọn, súc tích

Thông điệp đầy đủ những nội dung cần thiết, nhưng phải ngắn gọn, súc tích, tránh dài dòng, rườm rà, chứa đựng những nội dung thừa, không cần thiết.

“Người khôn nói ngắn, kể dại nói dài”

“Nói dài, nói dai, nói dở”

Nói quá dài dòng và rườm rà sẽ khiến người nghe không còn đủ hứng thú và kiên nhẫn để lắng nghe tiếp.

4. Hoàn chỉnh

Thông điệp phải chứa đựng đầy đủ những thông tin cần thiết. Trên cơ sở đó quá trình trao thông tin sẽ được rút ngắn, nhờ cắt giảm được nhiều bước phản hồi không cần thiết, quá trình nhận thức và phối hợp hành động sẽ đạt được hiệu quả cao hơn.

Bất kể là sếp hay các cấp quản lí, khi truyển tải thông tin cũng cần đầy đủ một cách tối thiểu để tránh gây bối rối và phiền hà cho cả hai phía.

5. Nhất quán

Trong quá trình giao tiếp, các thông tin đưa ra cần thống nhất với nhau về mặt ý nghĩa, tránh tạo ra mâu thuẫn giữa các nội dung thông tin từ đó làm cho đối tượng giao tiếp khó hiểu và mất lòng tin

6. Cẩn trọng 

Bất kì thông tin nào được nói ra cũng cần phải được suy nghĩ kĩ lưỡng, không nói xạo, nói bậy, từ ngữ sử dụng trong giao tiếp cần được chọn lọn một cách cẩn thận.

 7. Lịch sự 

Thông điệp có nội dung tốt, nhưng hình thức thể hiện và phương pháp truyền đạt không tốt thì cũng không mang lại kết quả như mong muốn.

 Nếu một thư mời có đầy đủ nội dung cần thiết nhưng đầy rẫy những lỗi chính tả và được viết trên tờ giấy xấu, bẩn thì không thể gây được cảm tình của người nhận.

Vì vậy, để giao tiếp thành công thì bên cạnh việc chuẩn bị thông tin rõ ràng, chính xác, đầy đủ và ngắn gọn còn phải lịch sự, nhã nhặn, thể hiện sự tôn trọng đối tác.