Nếu không muốn biến mình thành kẻ bất lịch sự, hãy chấm dứt ngay việc gửi mail kiểu này!

Gửi nội dung một đằng, tiêu đề mail một kiểu

Hãy lưu ý đến việc gửi mail để tạo thiện cảm với người nhận thay vì khiến họ ức chế khi đọc mail của bạn

Không biết do bạn quá vội vàng hay bận rộn mà quên việc gửi mail có nội dung tương thích với tiêu đề. Việc này là một lỗi sơ đẳng trong việc gửi mail cho người khác. Giả sử như bạn nhận được một mail ghi tiêu đề “ứng viên tuyển dụng” chẳng hạn, bạn mở ra lại là một bức thư chẳng liên quan, rõ ràng bạn cảm thấy khó chịu đúng không nào? Nếu bạn làm công tác tuyển dụng, mỗi ngày bạn nhận được vài mail thế nào thì bạn có “phát điên” không?

Viết một đoạn dài không ngắt nghỉ

Thật khủng khiếp nếu như mở một mail chi chít chữ nghĩa, không ngắt nghỉ. Nếu bạn viết một bức mail với nội dung ngắn thì không có vấn đề gì, nhưng nếu bạn muốn trình bày dài thì nên nhớ phải ngắt đoạn, cô đọng câu để người đọc hiểu bạn đang muốn diễn đạt vấn đề gì, hãy bắt đầu từ việc ngắt dòng.

“No Subject” – Lỗi gửi email sơ đẳng

Bỏ trống tiêu đề khiến người nhận không chú ý đến mail của bạn, thậm chí họ có thể bỏ vào thùng rác vì email không tiêu đề. Đây là một lỗi cơ bản để người nhận thiện cảm với bạn hay không, nhớ viết tiêu đề khi gửi.

Lỗi chính tả

Bạn cảm thấy thế nào khi nhận được email có trên 3 lỗi chính tả trong văn bản? Riêng tôi thì cảm thấy chẳng thú vị chút nào, nếu như bạn đang ứng tuyển vào một công việc như nghề biên tập hay phóng viên thì bạn sẽ bị loại ngay khỏi vòng gửi CV.

Gửi mail là một nghệ thuật, hãy đảm bảo bạn là người chuyên nghiệp trước khi nhấn nút "Send"

Nhấn mạnh một cách thái quá

Việc viết hoa toàn bộ văn bản hoặc nhấn mạnh câu chữ bằng cách in hoa, bôi đậm quá nhiều trong một đoạn văn khiến người nhận cảm thấy vô cùng ức chế khi đọc. Nhìn email có thể đoán được người gửi là một mẫu người thích “làm quá”.

Viết tắt hoặc dùng từ “lóng”

Việc viết tắt câu hoặc dùng từ “lóng” cho thấy người gửi là một mẫu người tùy tiện, thiếu chuyên nghiệp và cẩu thả. Dù bạn không phải là típ người đó nhưng cách bạn viết email khiến người nhận lầm tưởng về bạn như vậy.

Không trả lời mail

Với những email quan trọng hay cần thiết phải xác nhận thì bạn cần phải gửi mail “confirm” rằng bạn đã nhận được mail. Việc kiểm tra mail và hồi đáp nhanh sẽ gây thiện cảm với người gửi, chỉ nên bỏ qua những email spam.

“Trả lời tất cả” khi không cần thiết

Việc này thường xảy ra ở email nội bộ của công ty, bạn nên chú ý gửi mail phản hồi hoặc xác nhận với người gửi trực tiếp mail cho bạn thay vì “trả lời tất cả”.

Đánh dấu “QUAN TRỌNG” nhưng nội dung lại mang tính “KHÔNG QUAN TRỌNG”

Đây là một điều tối kị khi gửi mail, người nhận sẽ cảm thấy vô cùng bực bội nếu như hàng ngày phải nhận những email đánh dấu “quan trọng” và mở ra đọc toàn điều vô bổ.

Hãy là một người văn minh và chuyên nghiệp khi gửi email. Mọi thứ đều phải học, nhất là việc tạo thiện cảm cho người khác kể cả khi họ không biết mặt bạn.