Các công cụ miễn phí khi làm việc tại nhà mà người dùng nhất định sẽ cần

Các công cụ miễn phí khi làm việc tại nhà cần trong mùa dịch Covid-19

Làm việc tại nhà là giải pháp duy nhất hiện nay mà các doanh nghiệp, các công ty áp dụng cũng như hưởng ứng công tác phòng, chống dịch bệnh.

Tuy vậy, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ nhân lực để triển khai, nhất là với các công ty có mô hình nhỏ khoảng 20 người. Do đó, sẽ gặp rất nhiều khó khăn để duy trì công việc diễn ra liên tục trong thời gian ‘cách ly, làm việc tại nhà’ như hiện nay.

Rất may là các công cụ online miễn phí hiện nay có khả năng giải quyết được vấn đề trên. Các công cụ này cung cấp cho người dùng người dùng các tính năng làm việc tại nhà với các nhu cầu cơ bản như Email, lịch hẹn, họp trực tuyến hay thậm chí là sao lưu và chia sẻ dữ liệu trực tuyến...

Tạo lịch công việc với Google Calendar

Google Calendar là một công cụ miễn phí sử dụng, người dùng có thể tạo các chú thích hay xem lịch công việc của mình có trong ngày, tuần hay tháng. Các công việc này có thể chia sẻ với những người chỉ đích danh (các thành viên trong công ty), với người ngoài hay chỉ với duy nhất bạn.

Đối với người quản lý, công cụ này cung cấp tính năng tạo lịch nhắc việc hay lên lịch họp từ xa thông qua nhiều ứng dụng khác nhau. 

Nếu sử dụng Google Hangouts sẽ thuận tiện hơn rất nhiều vì đây cũng là một sản phẩm của Google, việc đồng bộ giữa 2 sản phẩm sẽ trở nên thuận lợi và nhanh chóng hơn bao giờ hết.

Hiện tại, Google Calendar có mặt trên PC thông qua trình duyệt web, và bao gồm cả trên hai phiên bản hệ điều hành phổ biến hiện nay là iOS và Android. Google Calendar là công cụ không thể thiếu khi làm việc tại nhà.

Họp trực tuyến với Hangouts, Zoom

Google hangouts và Zoom đều là 2 công cụ giúp người làm việc tại nhà có thể họp trực tuyến hoàn toàn miễn phí. Tất nhiên nếu nâng cấp phiên bản trả phí sẽ có thêm một vài tính năng hỗ trợ tốt hơn cho người sử dụng.

Với Google hangouts là công cụ cùng hãng với Google Calendar, Google Drive, Google Sheet hay Docs và cả Gmail. Lợi thế từ việc đồng bộ từ các công cụ này là không nhỏ cho người sử dụng.

Google hangouts cho phép thiết lập lịch hẹn các cuộc họp, chỉ có những ai được mời mới được phép tham gia buổi họp trực tuyến này. 

Với các công ty lớn sử dụng gói G Suite Enterprise, công cụ này đem đến khả năng họp trực tuyến với số lượng người lên đến 250, hỗ trợ tự động ghi toàn bộ nội dung cuộc họp.

Ngoài ra, nó cho phép người dùng trong phòng họp liên lạc, chat với nhau hay chia sẻ màn hình cho mọi người cùng thấy.

Tương tự như vậy Zoom, một công cụ họp trực tuyến đang đứng đầu danh sách lượt tải trên kho ứng dụng vừa qua. Zoom sử dụng hoàn toàn miễn phí trong 40 phút với tài khoản thông thường.

Cung cấp tính năng họp trực tuyến số lượng lớn cùng lúc và sử dụng không giới hạn với các gói cao hơn. Khác với các công cụ khác, Zoom rất dễ sử dụng. Người dùng đơn giản chỉ cần tạo một phòng bất kỳ và chia sẻ cho các máy đã cài đặt Zoom.

Zoom sở hữu các tính năng cơ bản của một công cụ họp trực tuyến, người dùng được phép tham gia họp, chia sẻ màn hình cho nhau. Riêng với chủ phòng có thể ghi lại trực tiếp cuộc họp mà không cần thêm bất cứ công cụ nào hỗ trợ.

Soạn thảo văn bản trực tuyến tại nhà

Chúng ta hoàn toàn có thể làm việc tại nhà với bộ công cụ office của mình và sau đó gửi cho các đồng nghiệp, khách hàng hay báo cáo cho sếp.

Nhưng trong trường hợp đó là thiết bị mới, hoặc không có các công cụ office như Word, Excel. Giải pháp sử dụng các công cụ trực tuyến lúc này khả thi hơn và có thể làm việc được ở bất cứ đâu.

Bản thân Google cung cấp bộ 3 sản phẩm của mình với tên gọi Google Docs (tương tự như công cụ Word), Google Sheets (tương tự như công cụ Excel) và Google Slides (tương tự như PowerPoint).

Người dùng có thể làm việc trực tiếp trên bộ 3 công cụ này, chia sẻ nhanh chóng và không sợ bị mất dữ liệu bởi mọi thao tác của bạn luôn được lưu trữ tức thì.

Còn trường hợp người dùng không sử dụng Gmail hay các công cụ liên quan, lựa chọn Outlook lúc này cũng khá tốt. Khi chỉ với 1 tài khoản Outlook duy nhất người dùng có thể tiếp cận mọi công cụ từ Word, Excel, OneNote, PowerPoint hoàn toàn miễn phí khi sử dụng trực tuyến.

Bộ công cụ trực tuyến này cũng cung cấp khả năng lưu trữ nhanh chóng, chia sẻ file với bạn bè, các đối tượng chỉ định. Hỗ trợ đồng bộ ngay trên PC giống như một thư mục trên máy tính.

Các công cụ lưu trữ trực tuyến

Dữ liệu là nguồn tài nguyên vô giá của các doanh nghiệp, trong thời gian làm việc tài nhà và không thể đến công ty để truy vấn các dữ liệu của mình. Giải pháp các công cụ lưu trữ trực tuyến là phù hợp nhất tại thời điểm này.

Các công cụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến ngày nay rất đa dạng bao gồm Google Drive, OneDrive đều là cái tên nổi bật, cho phép người dùng sử dụng miễn phí giới hạn.

Với mỗi tài khoản đăng ký, người dùng sẽ được cung cấp một tài khoản Google Drive (nếu sử dụng Gmail), OneDrive (nếu sử dụng outlook) lưu trữ trực tuyến lên đến 15 GB.

Các công cụ này đều hỗ trợ giao diện kéo thả hết sức dễ dàng, cho phép chia sẻ các thư mục cho bạn bè, đồng nghiệp của mình. Điều quan trọng, dễ sử dụng và tốc độ tải file nhanh.

Kết luận

Với các công cụ trực tuyến trên, người làm việc tại nhà chỉ cần sử dụng một chiếc máy tính, laptop, điện thoại hay một chiếc máy tính bảng có kết nối internet có thể sử dụng được, phục vụ cho công việc của mình.